Tutorial Membuat Mail Merge

TUTORIAL : Membuat Mail Merge

Microsoft Word,merupakan aplikasi yang termasuk dalam keluarga Microsoft Office yang mempunyai fungsi untuk mengolah kata guna membantu pengguna atau user lebih mudah dalam memanipulasi kata dan mempermudah dalam membantu pekerjaan user agar lebih efisien dan akurat.Microsoft Word ini memiliki banyak versi dan banyak fungsi,salah satu fungsinya adalah untuk membuat surat.Mail merge merupakan sebuah fitur yang di sediakan microsoft word untuk membuat surat secara massal hanya dengan membutuhkan satu master surat.Mail merge sangat berguna dan biasa di gunakan untuk membuat undangan rapat dan undangan-undangan lain,berikut ini adalah tutorial dalam membuat mail merge di microsoft word :

Mula-mula kita buka Microsoft Office Word (MS.WORD) dengan cara pengaksesan sebagai berikut ini :

Klik Start -> All Program -> Lalu cari folder Microsoft Office (klik) -> Double Klik Microsoft Word.

Atau dapat pula di akses dengan cara klik shortcut yang ada pada desktop.

Membuat Tampilan KOP Surat :

· Dalam membuat kop surat kita menggunakan fasilitas “WORD ART” agar terlihat menarik,caranya adalah klik menu bar INSERT lalu cari WORD ART dan double klik

· Kemudian akan muncul jendela dialog untuk memilih model seperti apa yang kita inginkan.

· Setelah memilih model dan di klik maka kemudian muncul sebuah kotak dialog yang berfungsi untuk menuliskan kata-kata atau kalimat yang kita ingin buat.

· Lalu ganti kalimat “ Your text here” dengan “SURAT KETERANGAN”

· Jika sudah di ganti kemudian blok teks tersebut lalu klik menu bar FORMAT,lalu di bagian ribbon WordArtStyles cari TEXT FILL dan pilih warna putih dan cari TEXT OUTLINE dan pilih warna hitam.

· Langkah selanjutnya adalah membuat teks kita tersebut bergelombang dengan cara blok kembali teks klik menu bar format lalu lihat ribbon WordArtStyles kemudian pilih TEXT EFFECT dan gerakan kursor ke arah TRANSFORM maka akan muncul banyak pilihan gaya dan pilihan sesuai yang di inginkan lalu klik jika sudah.

· Lalu tambahkan efek bayangan dengan cara blok teks kembali kemudia klik menu bar FORMAT lalu lihat ribbon SHAPE STYLES kemudian klik SHAPE EFFECT dan pilih efek bayangan sesuai yang di inginkan.

· Kemudian untuk menambahkan garis bawah di bawah teks dengan cara klik menu bar HOME lalu lihat ribbon PARAGRAPH klik panah kecil pada bagian BORDER lalu pilih BORDERS AND SHADING

· Kemudian pada bagian STYLE kita pilih sesuai yang di inginkan kemudian pada bagian PREVIEW hanya bagian bawah yang kita klik agar muncul sedangkan bagian kanan,kiri,atas tidak usah di tampilkan kemudian klik OK.

2. Membuat nomor surat :

· Pertama tuliskan terlebih dahulu NO : 001K / KEP : 251 PIKSI STIKOM kemudian agar K tersebut sedikit lebih ke atas dapat di lakukan dengan cara memblok terlebih dahulu K tersebut kemudian klik menu bar HOME lalu di bagian ribbon FONT klik SUPERSCRIPT.

· Sedangkan untuk membuat angka 1 sedikit lebih kecil dapat di lakukan dengan langkah yang sama hanya saja yang di klik bukan SUPERSCRIPT melainkan SUBSCRIPT.

3. Membuat isi Surat Keterangan :

· Buatlah isi dari surat keterangan sesuai yang di inginkan dengan memerhatikan kata-kata yang akan di pakai agar terlihat lebih sopan dan formal.

· Pada bagian biodata seperti ini :

· Dapat di buat dengan cara klik panah kecil pada bagian Bullets yang berada di bagian menu bar HOME ribbon PARAGRAPH.

· Lalu klik “Define New Bullet” 

· Kemudian klik Symbol dan pilih Symbol sesuai yang di inginkan lalu klik OK.

· Lalu tuliskan NAMA,ALAMAT,KOTA dan PROGRAM secara berurutan yang sebelumnya telah menggunakan bullets .Sedangkan untuk membuat titik dua ( : ) yang rata seperti gambar di atas dapat di buat dengan cara tabulasi.Pertama memblok tulisan NAMA,ALAMAT,KOTA dan PROGRAM terlebih dahulu.

· Kemudian setelah di blok arahkan kursor ke ruler kemudian klik dan tahan maka akan muncul sebuah gambar siku kecil lalu gerakan sesuai kebutuhan.

· Jika sudah melalui langkah di atas,selanjutnya arahkan kursor di belakang kata NAMA lalu klik TAB dan klik titik dua ( : ),ulangi semuanya.

· Lalu selesaikan penulisan tersebut sampai akhir.

· Jika sudah sampai akhir penulisan maka langkah selanjutnya adalah membuat mail merge.

4. Membuat Mail Merge :

· Pertama-tama klik menu bar MAILINGS.

· Lalu pada bagian ribbon Start Mail Merge klik panah ke bawah Start Mail Merge.

· Pilih atau klik Step-by-Step Mail Merge Wizard,maka akan muncul tampilan di kanan layar.

· Pilih tipe document yang akan di kerjakan,jika surat pilih Letters,jika Email pilih E-mail Messages.Jika sudah klik Next : Starting Document

· Di bagian Select Starting Document pilih document manakan yang akan di ambil,ada beberapa pilihan yaitu document yang sedang di gunakan,document yang ada pada tempalte atau document yang telah di simpan sebelumnya.Jika sudah menentukan klik Next : Select Recepients.

· Di bagian Select Recepients pilih Type A new List jika ingin membuat sendiri list pengriman,atau dapat menggunakan list pengriman yang sudah ada atau bisa dari list yang ada di MS.OUTLOOK.Saya memilih Type New List lalu klik Create.

· Untuk mempermudah pembuatan list,kita ganti Title dan First Name tersebut agar tidak pusing saat membuat list.Title kita ganti Nama,sedangkan First Name kita ganti Alamat dengan cara mengklik button Costumize Columns...

· Klik Title lalu Klik Rename dan ketikkan Nama

· Lalu klik First Name dan klik Rename kemudian ketikkan Alamat

· Jika sudah klik OK

· Kemudian isikan data penerima dengan cara klik kolom kosong di bawah kolom nama dan ketik penerima serta alamatnya di kolom sebelahnya,untuk ke bawah memasukkan data baru klik button New Data Entry.

· Kemudian klik OK maka otomatis anda di minta untuk menyimpan data tersebut,simpan lah di dalam folder yang anda buat,setelah di simpan.

· Kemudian klik OK,lalu klik Next,Next dan Next di bagian bawah jendelan sebelah kanan.

· Terakhir klik Finish Mail Merge maka pesan anda akan di kirim kepada penerima berdasarkan list yang anda buat tadi.

(Tutorial ini di buat menggunakan aplikasi Microsoft Office Word 2013,apabila terdapat perbedaan cara harap di maklumi)

Untuk lebih jelasnya silahkan download DISINI